Иерархическая структура хранения документов разрабатывается индивидуально каждым Заказчиком. Пример, того как она может выглядеть:
Год/филиал/объект Бюджет/филиал/год/объект/виды документации. В нужную папку можно загрузить документы в любом формате из внешних источников или сметы непосредственно из сметной программы простым переносом мышкой.

Пользователи имеют разные права доступа к хранящейся документации и роли.
Пользователь «создается» в определенном месте структуры предприятия, например, в филиале или отделе с определенной ролью.
Роли могут быть любыми в зависимости от бизнес-процессов предприятия, например:
Инициатор проверки - сметчик в филиале, задача которого составить смету и отправить ее на проверку. Ответственный за проверку - руководитель отдела, который видит все сметы отправленные на проверку филиалами и распределяет их по сотрудникам своего отдела, которые будут осуществлять проверку. Выполняющий проверку - специалист отдела, который получает задачу о проверке сметы от своего руководителя и выполняет проверку. Специалист отдела внутреннего контроля, в задачи которого входит управление и анализ бизнес процессов, которые выполняются в предприятии.

Права доступа задаются для папок и документов администратором или авторами документов.
Администратор, например, может задать такие права доступа, чтобы сотрудники определенного филиала могли видеть только папки своего филиала.
Для папки или документа существуют следующие типы прав: нет доступа, только чтение, чтение и запись, полный доступ.
Автор, создавший документ, может выбрать из справочника пользователей, которым он хотел бы дать определенные права.

Для каждой сметы можно хранить все ее версии, имеющие значение.
Это дает возможность руководителю или проверяющему отслеживать кто, когда и какие изменения вносил на разных этапах создания сметы, отслеживать всю хронологию изменений, происходивших с документом.
В любой момент можно проанализировать предыдущие версии сметы, сравнить версии друг с другом.

Вся история работы со сметами и документами протоколируется Программой. Видно когда и кем была добавлена смета, кем отредактирована и т.д.

Существует возможность отслеживать время захода и выхода сотрудников в Программу. Некоторые организации используют это для контроля времени работы сотрудников.

К смете можно подкалывать любые обосновывающие документы. Например: накладные, прайсы, калькуляции, дополнительные расчеты, чертежи и т.д.
При отправке сметы на проверку, проверяющий получит дополнительно все сопутствующие документы, необходимые для осуществления проверки.

Пользователи системы могут подписываться на изменения по интересующим их сметам или документам. При любом изменении документа или его статуса на почту будет приходить письмо.

Можно организовать любую схему взаимодействия отделов и сотрудников по проверке смет. Смета на проверку отправляется путем изменения ее статуса на "необходима проверка"

ПАО «Т Плюс»
Российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения.
География проекта: Программный комплекс был установлен на 61 электростанции в том числе 55 ТЭЦ, 4 ГРЭС и 2 ГЭС во всех филиалах ПАО «Т Плюс»: г. Москва, Нижегородская область, Владимирская область, Кировская область, республика Чувашия, Республика Коми, Пермский Край, Свердловская область, Оренбургская область, Самарская область, Ульяновская область, Удмуртская республика, республика Марий Эл, Пензенская область, республика Мордовия, Ивановская область, Саратовская область. Размер проект: 1500 пользователей

ГУП РК «Крымэнерго»
Крупнейшее предприятие в республике Крым, осуществляющее деятельность по оказанию услуг по передаче электрической энергии магистральными электрическими сетями.
География проекта: представительства более, чем в 33 населенных пункта республики Крым (Симферополь, Ялта, Керчь, Бахчисарай, Саки, Евпатория, Феодосия, Джанкой и другие.)
Размер проекта: 70 рабочих мест

ОАО «Выксунский металлургический завод»
Лидер российской промышленности по производству стальных сварных труб и железнодорожных колес. Входит в состав ОМК с 1999 год.
География проекта: Программный комплекс был установлен на 4 металлургических заводах, расположенных в г. Выкса.
Размер проект: 50 пользователей

Генератор отчетов позволяет проанализировать и распечатать различные отчеты, например, какое количество смет составил, проверил за определенный период конкретный специалист или весь отдел и т.д. В отчете можно настроить, какие столбцы выводить в экранную форму и на печать.